Deadlines zijn er om gehaald te worden. Alsof dat op zich al niet voldoende is, doen wij dat met de nodige hobbels. Een audit van drie dagen, het inwerken van een nieuwe collega, en het uitvallen van het complete systeem. Dit soort zaken maken het gewone werk al bijzonder ingewikkeld en helemaal wanneer de eindstreep van je project in zicht is maar er nog wat zaken afgestreept moeten worden. De baas daagt ons uit: “You can do this!” is wat ze roept om het daarna aan ons over te laten hoe we hier invulling aan geven.

Het project omvat meerdere onderdelen. Het is te groot en niet logisch om alles wat we willen aanpakken tegelijk van start te laten gaan. Na grondig research is besloten om de twee meest ingrijpende zaken uit te lichten en daarmee als eerst van start te gaan. Wanneer deze twee draaien is het eenvoudiger om ook andere zaken toe te voegen. Vorig jaar zijn we gestart met een pilotgroep die heel positief heeft uitgepakt. Er moest hier en daar nog wel wat geschaafd worden. IT moest aan de bak en er moest toestemming komen voor de aanschaf van nieuw apparatuur voor alle freelancers.

En nu is het moment aangebroken dat we echt de spreekwoordelijke puntjes op de I gaan zetten. De laatste week voor we live gaan staat op het punt om aan te breken. Ik herschrijf de handleiding die ik eerder voor de pilotgroep in elkaar heb gezet. Mijn collega biedt aan er een instructievideo van te maken, compleet met voice-over. Hoe tof is dat!! Voor mensen die niet zo digitaal zijn aangelegd is het erg fijn om te zien en horen wat de nieuwe werkwijze gaat worden. We krijgen dan al snel complimenten uit diverse hoeken. Een schot in de roos dus. 

Zelf ga ik er voor zitten om diverse teksten samen te stellen voor de mailing die eruit moet. Een aantal klanten moet weten van de nieuwe werkwijze. De knop gaat in één keer om en dat heeft consequenties als je met ons platform werkt. De freelancers hebben we vanaf het begin al meegenomen in dit project. Tijdens de freelancer-dag, vorig jaar, hebben ze zelf mogen experimenteren met een bèta versie. Maar de klanten zijn alleen nog maar door middel van een nieuwsbrief en telefoongesprek op de hoogte gesteld. We organiseren meerdere digitale meetings en vragenuurtjes. Mijn andere collega stelt hiervoor een presentatie samen.

IT zorgt op zijn beurt voor de nodige aanpassingen zodat we de laatste week alles nog een keer grondig kunnen testen. Alle collega’s moeten hiermee aan de bak, want het roer gaat compleet om. Ook de documentatie die we mailen moet aangepast worden. Dat heeft nogal wat voeten in aarde en zoals altijd met deadlines, komt dit stukje in het laatste uur van de werkweek af. Voor aanstaand weekend staat nog één echt testmoment gepland voor we maandag live gaan. Mijn collega bied aan dit voor haar rekening te nemen. 

Op zondagochtend, net iets over tienen ontvangen we het bericht dat alles goed gegaan is. We hebben nu een officiële go om maandag te starten. Duimen jullie mee?