Tagarchief: projectleider

GO…

Posted on by

Lees hier deel 1, 2 & 3:

Na een paar overleggen met de “big boss”, terug naar de tekentafel, een flow toevoegen en wat extra uitleg krijgen over een “waarom-moet-dat-zo?”, is het zover. Mijn projectplan is af. Met wat hulp lukte het zelfs om een planning in elkaar te knutselen. Het plan is in totaal een aantal pagina’s dik, bezit mooie grafieken, overzichten, flows en een heuse tijdlijn. Er zit heel veel uren bloed zweet en tranen in en ik kan jullie zeggen dat ik verdomd trots ben op dit stukje werk. Maar nu is het zover dat ik het plan door moet mailen zodat de baas hier ook wat van kan vinden. 

Tja en dan is het wachten tot de week om is. Heel de week is er ook niemand van de directie op kantoor, want druk, druk, druk. Wanneer ik ze tussendoor een keer spreek laten ze er ook niets over los. Zelf doe ik alsof mijn neus bloed maar ondertussen heb ik geen nagels meer over. Als de vrijdag aanbreekt en we het overleg in gaan ben ik de eerste die het woord neem: “Wat jullie ook besluiten, ik ben alvast trots op wat ik gemaakt heb!” Het plan heb ik de hele week onder mijn arm met mij mee gesjouwd.

Ze moeten alle twee lachen. Want het plan is goedgekeurd en ik krijg een “GO”. Vanaf nu mag ik mij junior projectleider noemen. Ik mag alvast een start gaan maken met het uitnodigen van de project teamleden, die overigens nog niet allemaal wisten dat ze mee zouden doen, en de kick-off voor mijn aller eerste project gaan voorbereiden. 

Ik zie ons zelf al zitten, gezellig uit eten. Proosten op dit nieuwe project en wat voor een gemak het voor onze klanten zal gaan worden. Maar nee, dat ging de baas te ver. Een digitale kick-off is ook prima. Jammer. Maar ik laat het er niet bij zitten. Ik draai een korte presentatie in elkaar en nodig iedereen die ik nodig heb uit om volgende week dinsdag de Kick-off bij te wonen. 

Het voelt wel een beetje vreemd als ik op de bewuste dag iedereen via teams voor mij zie. In afwachting wat ik te vertellen heb. Alle collega’s die aanwezig zijn, inclusief directie, zijn bekend met projecten. Ik sta hier als noob en voel mij dan ook een beetje opgelaten. Wat als ik het verkeerd doe en de plank finaal mis sla? Al snel kan ik dat gevoel weer achter mij laten. Ik ben nog niet bekend met het leiden van een project maar hé, ik heb in een paar maanden tijd de kennis vergaard die zij nog niet hebben. Dat troost mij en als snel voel ik het enthousiasme weer oplaaien. Ik kan deze collega’s deelgenoot maken van een heel leuk traject. Daarnaast kan ik terugvallen op ieders ervaring en inzicht. Ik heb immers de pro’s om mij heen verzameld. 

Ik vertel van A tot Z waarom ik wat gedaan en ontdekt heb en vertel ze wat ik van hen verwacht. Daarnaast lopen we de planning door met de hoogtepunten. Tot slot vraag ik wat ze er van vinden. Gelukkig zijn ze stuk voor stuk net zo enthousiast als ik.

Na dit overleg kan ik alvast een groen vinkje op de planning erbij zetten: KICK-OFF: done ✅

Flow…

Posted on by

Lees hier deel 1 & 2. 

Hoewel ik er hard aan gewerkt heb, veel heb uitgezocht en nog meer heb nagevraagd ben ik toch zenuwachtig als ik mijn eerste concept projectplan naar de baas mail. Zit ik wel op de goede weg? Snapte ik eigenlijk wel wat de bedoeling was? Echt, de twijfel slaat enorm toe. Wat natuurlijk nergens over gaat en ook totaal niet nodig is. Toch voelt alsof ik na jaren goed te hebben gewerkt opeens opnieuw beoordeeld wordt. Nou ja, niet ik zelf, maar mijn werk. 

Bij het starten van het overleg worden de zenuwen direct weggenomen. Het ziet er alvast goed uit. En dat is toch wel even fijn om te horen. Ik moest nog wat toelichten. En er wordt mij gevraagd om wat flowcharts aan het geheel toe te voegen. Dat is super handig voor de mensen die één en ander op IT gebied moeten gaan maken. Maar ook als leidraad voor het projectteam. Zien welke stappen er genomen moeten worden en wat er dus aangepast of vernieuwd moet worden. 

Ik snap wat een flowchart is. Zo’n overzicht met vormpjes en pijltjes. Of te wel een schematische voorstelling van een proces. Hoe ik het moet maken? Geen idee. Daar blijken we dus een speciaal programma voor te hebben. Visio. Niet te verwarren met de fysio. Ik kreeg toegang tot het programma en ik werd losgelaten. Veel plezier er mee!!

Op youtube zoek ik naar handleidingen waar de meest uiteenlopende filmpjes voorbij komen. Het een nog mooier dan het ander. Jeetje maak nu maar eens een keus. Vol enthousiasme stort ik mij op mijn eerste ontwerp. Nou dat gaat dus werkelijk nergens over. De hokjes doen niet wat ik wil. Kleuren krijg ik niet aangepast. Alles staat te dicht of te ver weg van elkaar. De pijltjes leiden een eigen leven. En zojuist kom ik er ook nog achter dat alle vormpjes een eigen betekenis hebben. Wie verzint dit?! Ik wil niet de veroorzaker zijn van chaos op de IT afdeling. Dus kies ik voor een blanco pagina en start opnieuw met allemaal dezelfde vormpjes. Gewoon simpel!!

Wanneer ik een halve dag onderweg ben heb ik een deel van de flowchart op het scherm staan dat ergens op lijkt. Oké, bij lange na niet zo futuristisch als de pro’s op youtube. Maar hé, ik ben een noob. Het is duidelijk en leesbaar. Tot ik er achterkom dat ik ergens halverwege een blokje of twee vergeten ben. Kijk en dan krijg ik een error. Want dat betekend dat ik alle pijltjes, lijntjes en vormpjes weer moet gaan verslepen. 

Aangezien dit project naast mijn normale werkzaamheden gedaan word kost het mij zo’n beetje iedere vrije minuut die week om 1 flowchart te maken. En ik moet er nog minimaal 2 in elkaar knutselen. Even vrees ik dat ik hier wel een maand voor uit kan trekken. Maar door al mijn gehannes begin ik er wel steeds meer handigheid in te krijgen. Het lukt mij zelfs om de pijltjes zonder knikje en op de manier zoals ik het wil in het scherm te krijgen. De kleuren aan te passen en tekst toe te voegen zonder dat de boel verspringt. 

De volgende flowcharts maak ik al heel wat sneller dan de eerste. Ook deze verwerk ik in mijn projectplan dat nu toch echt ergens op begint te lijken… 

Overzicht…

Posted on by

Deel één: “Al doende leer ik…”  

Oké, nu eenmaal duidelijk is wat de baas wil is het mijn taak om uit te zoeken wat het product precies kan, hoe het allemaal werkt en of het iets voor ons zou kunnen zijn. De eerste paar weken staan dus vooral in het teken van veel leeswerk en interviews houden met de mensen die kennis in huis hebben. Want het werd al snel duidelijk dat ik die bepaalde kennis (nog) niet had. Veel uitpluis werk dus. 

Als mijn collega’s al gek van mij worden dan zijn ze zo lief om dat niet te laten blijken. Ik ben niet inzetbaar voor het gewone werk als ik met dit project bezig ben. Zodra ik weer iets nieuws ontdekt heb ben ik vervolgens zo enthousiast dat ik het wel MOET delen. Want na ieder gesprek met een extern deskundige, zoals ik voor het gemak de mensen die ik bevraag ben gaan noemen, word ik enthousiaster en enthousiaster. Het is maar goed dat ik hierin (nog) geen beslissingen mag maken. Ik denk dat we binnen no-time failliet zijn met alles wat ik zou willen. Maar alles valt te leren, dus ook het voorbereiden en mogelijk misschien zelfs het leiden van een project.  

Terug naar de basis. Ik heb diverse leveranciers gesproken, offertes opgevraagd, een aantal team meetings gehad en heel wat heen en weer gemaild om al mijn vragen beantwoord te krijgen. 1 Boor kan namelijk meer vragen dan 10 leveranciers kunnen beantwoorden. Mijn kennis omtrent dit onderwerp word steeds groter en nu is het mijn taak om in een overzicht alle voors en tegens te verwerken. Ik kreeg als tip niet te veel tekst te gebruiken. Een blog is leuk, maar niet voor je projectplan. Een Excel overzicht doet wonderen.

Zie je, weer iets geleerd. Nu ben ik aan het stoeien met een fatsoenlijk leesbaar maar vooral begrijpbaar overzicht. Ik ben er bij de start nog niet over uit wat handig is en het duurt dan even voor ik de informatie die ik nu in mijn hoofd heb zitten kort en bondig op het scherm zie verschijnen. Uiteindelijk ga ik alle offertes, mails en websites nogmaals langs en zet de mogelijkheden maar zeker ook de onmogelijkheden op een rij.

Net als ik denk dat ik klaar ben valt mijn oog op een onderwerp dat ik nog niet benoemd heb maar wat zeker wel een plek in mijn overzicht verdiend. Ik zet het er tussen. Rommel nog wat met de kleuren, want gek op kleurtjes, en sla het bestand op. Ik heb er een hele klus aan gehad en schrik op als ik zie dat mijn werkdag al meer dan een half uur geleden is afgelopen. De tijd is voorbij gevlogen maar het was een super productieve dag. De informatie staat nu, heel duidelijk, in een overzicht op het scherm. Zelf zie ik nu ook wel dat dit veel handiger is dan lappen tekst.

Naast productief was het ook nog eens erg leuk om te doen. Ik kan het niet laten en verwerk dit bestand direct in mijn projectplan dat steeds meer vorm begint te krijgen. Aan het einde van de week moet ik mijn eerste concept laten zien. Er moet nog aardig aan gesleuteld worden en ik ben daarom heel benieuwd welke op- en aanmerkingen er gaan volgen. 

Wordt vervolgt… 

Al doende leer ik …

Posted on by

Vorig jaar werd het al duidelijk dat we met mijn werk een andere koers zouden gaan varen. Nog even mochten we wennen aan het idee maar al snel werd duidelijk dat we de langzame stroompjes en kabbelende riviertjes links zouden laten liggen. De nieuwe strategie was niet met volle kracht tegen de stroom in maar juist meeliften op de mooie hoge golven die zich aandienen. Op het juiste moment klaar staan en pieken. Of zelf een golf creëren. Dat betekend hier en daar een risico nemen. Nieuwe en onbekende wateren verkennen en onze horizon op vele gebieden verbreden. 

Dat vraagt van het personeel ook wel wat. Niet langer meer op je luie reet zitten en wachten op de orders van de “kapitein”. Maar als een ware zeebonk aan het werk gaan. Wat voor sommige best lastig is als je niet gewend bent om op deze manier te werken. Je grijze hersenmassa aanspreken en weer eens flink aan het werk zetten. Even de schakel om en anders leren kijken naar processen en durven om anders te gaan werken. Loslaten wat jaren vertrouwd is geweest en soms blind varen op andermans kennis en daarbij het vertrouwen van je leiding krijgen dat het echt wel goed gaat en komt. Dat is tof en spannend tegelijk.

Drie collega’s zijn aangewezen als kartrekker om diverse oude plannen nieuw leven in te blazen en nieuwe ideeën en concepten uit te werken. Ik ben er één van. Maar voor het zover was volgde ik eerst een korte cursus projectmatig werken. Echte projecten draaien compleet met projectplannen schrijven, tijdlijnen maken en werken met projectteams is iets wat ik nog nooit gedaan heb. 

Ik ontving een prachtig cursusboek, had drie gezellig dagen met onbekende cursisten en ontving een overheerlijke lunch. Maar dat was het wel zo’n beetje. Jammer want ik had gehoopt met een goed gevulde rugzak vol nieuw verworven kennis terug te komen. Die zelfde maand kreeg ik mijn aller eerste project voorgeschoteld van de baas. Lichte paniek overviel mij want echt terugvallen op wat ik geleerd zou moeten hebben tijdens de cursus lukte niet. Nadat ik daar van bekomen was werd “learning by doing” mijn nieuwe motto.

De opdracht die ik kreeg was duidelijk. Er mee aan de gang gaan lukte ook. Toch voelde het allemaal heel onwennig. Het project draait paralel met mijn gewone werkzaamheden. Niet in de plaats van, maar extra. Dat betekend puzzelen met de tijd die ik heb en prioriteiten anders stellen. Uiteindelijk leek mijn thuiswerkdag de meest geschikte dag voor al het onderzoekswerk, de interviews en de wat lastigere klussen. Want daar bleken er, zeker zo’n eerste keer, best veel van te zijn.

We zijn inmiddels een paar weken onderweg en ik heb echt al zoveel geleerd!! Vooral het waarom van bepaalde onderzoeken. Het anders kijken naar processen. Niet zelf invullen of denken vanuit mijn eigen referentiekader. Sommige dingen bevinden zich lichtjaren buiten mijn comfortzone. Gelukkig kan ik altijd aankloppen bij de baas. Want er zijn nog heel veel dingen die ik niet snap of (nog niet) begrijp. 

Verder vind ik het super leuk om te doen en mijn nieuwsgierige aard werkt hierbij in mijn voordeel. Eindelijk mag ik onbezorgd mijn neus in andermans zaken steken en vragen waarom ze het op die ene manier hebben aangepakt zonder ongemanierd over te komen en een afkeurende blik te ontvangen. 

Wordt vervolgt…