“Op zondagochtend, net iets over tienen ontvangen we het bericht dat alles goed gegaan is. We hebben nu een officiële go om maandag te starten. Duimen jullie mee?” Zo eindigde ik mijn blog ergens in maart. Inmiddels zijn we alweer aardig wat weken verder. Daarmee ook alweer een stuk verder in het project. Het omzetten van de oude naar de nieuwe omgeving was toch wel even spannend. Iedereen die aanwezig kon zijn was er of stond stand-by. Ik had namelijk heel wat problemen en telefoontjes verwacht. De groep waarvan ik stiekem de meeste reacties had verwacht bleef overigens helemaal stil.

Een enkeling had wat vragen maar de meeste reacties die we, direct na het live gaan mochten ontvangen waren allemaal positief. Er kwam hier en daar zelfs nog mooie feedback terug. En de groep waar ik de meeste reuring bij had verwacht koppelde enkel aan mij terug dat ze al langer op zo’n manier van werken zaten te wachten en eigenlijk niet konden wachten op de verdere uitrol hiervan. Dat gaf mij niet alleen goede moed, maar er viel ook wel een last van mijn schouders. Er waren er zelfs al een aantal die hadden aangeboden om mee te helpen brainstormen bij het volgende deel dat omgezet moet worden. Hoe tof is dat?!

Het project bestaat uit meerdere fases. Eerder zei ik al dat we dit niet allemaal tegelijk om kunnen zetten. Om een goede werking van onderdeel “A” te garanderen moest onderdeel “B” als eerste om. Toen dat eenmaal liep mocht ook de pilot-groep van start met onderdeel “A”. De groep bestond uit zzp-ers die zichzelf hadden opgegeven voor dit deel en wel van een uitdaging houden (lees: niet snel in paniek zijn als iets niet verloopt zoals zou moeten.) Ze mochten vier weken lang aan de slag met eveneens een nieuwe werkwijze. Dit keer van papier naar digitaal. Sneller, efficiënter en veiliger. Van deze groep ontvingen we waardevolle feedback waarmee we mooie verbeteringen konden doorvoeren.

De evaluatie na de pilot-periode was zo positief dat we de tweede groep, van de drie in totaal, voorzagen van materiaal. Ze gingen vlot van start en ook nu kregen we weer fijne feedback en mooie complimenten.

Inmiddels had de derde en tevens laatste groep al moeten starten. Maar zoals altijd het geval is wanneer er geld uitgegeven moet worden aan producten gooit de afdeling inkoop roet in het eten. Vanwege contracten die ons moederbedrijf heeft afgesloten, kunnen we niet zomaar bij elk bedrijf iets aanschaffen. Op hogerhand wordt nu overleg gevoerd hoe dit op de juiste wijze wel gedaan kan worden. Ik heb daar de kennis niet van in huis en blijf mij daarom lekker bezighouden met alles waar ik wel invloed op kan uitoefenen.

Zo kwam het dat we bij het opruimen van een bepaalde ruimte nog wat oudere materialen tegen kwamen. Deze hebben we afgestoft en zijn door IT vorige week voorzien van de juiste programma’s. De tablets zijn onderweg naar onze laatste groep. Vanaf halverwege mei zal dan iedereen voorzien zijn van de nodige materialen en kunnen starten met onderdeel “A” van ons project.

Als ook daarbij alles goed verloopt dan zijn we voor de start van de zomer helemaal om. En dat betekent dat het eerste onderdeel van het project geslaagd is.