“Op zondagochtend, net iets over tienen ontvangen we het bericht dat alles goed gegaan is. We hebben nu een officiële go om maandag te starten. Duimen jullie mee?” Zo eindigde ik mijn blog ergens in maart. Inmiddels zijn we alweer aardig wat weken verder. Daarmee ook alweer een stuk verder in het project. Het omzetten van de oude naar de nieuwe omgeving was toch wel even spannend. Iedereen die aanwezig kon zijn was er of stond stand-by. Ik had namelijk heel wat problemen en telefoontjes verwacht. De groep waarvan ik stiekem de meeste reacties had verwacht bleef overigens helemaal stil.
Een enkeling had wat vragen maar de meeste reacties die we, direct na het live gaan mochten ontvangen waren allemaal positief. Er kwam hier en daar zelfs nog mooie feedback terug. En de groep waar ik de meeste reuring bij had verwacht koppelde enkel aan mij terug dat ze al langer op zo’n manier van werken zaten te wachten en eigenlijk niet konden wachten op de verdere uitrol hiervan. Dat gaf mij niet alleen goede moed, maar er viel ook wel een last van mijn schouders. Er waren er zelfs al een aantal die hadden aangeboden om mee te helpen brainstormen bij het volgende deel dat omgezet moet worden. Hoe tof is dat?!
Het project bestaat uit meerdere fases. Eerder zei ik al dat we dit niet allemaal tegelijk om kunnen zetten. Om een goede werking van onderdeel “A” te garanderen moest onderdeel “B” als eerste om. Toen dat eenmaal liep mocht ook de pilot-groep van start met onderdeel “A”. De groep bestond uit zzp-ers die zichzelf hadden opgegeven voor dit deel en wel van een uitdaging houden (lees: niet snel in paniek zijn als iets niet verloopt zoals zou moeten.) Ze mochten vier weken lang aan de slag met eveneens een nieuwe werkwijze. Dit keer van papier naar digitaal. Sneller, efficiënter en veiliger. Van deze groep ontvingen we waardevolle feedback waarmee we mooie verbeteringen konden doorvoeren.
De evaluatie na de pilot-periode was zo positief dat we de tweede groep, van de drie in totaal, voorzagen van materiaal. Ze gingen vlot van start en ook nu kregen we weer fijne feedback en mooie complimenten.
Inmiddels had de derde en tevens laatste groep al moeten starten. Maar zoals altijd het geval is wanneer er geld uitgegeven moet worden aan producten gooit de afdeling inkoop roet in het eten. Vanwege contracten die ons moederbedrijf heeft afgesloten, kunnen we niet zomaar bij elk bedrijf iets aanschaffen. Op hogerhand wordt nu overleg gevoerd hoe dit op de juiste wijze wel gedaan kan worden. Ik heb daar de kennis niet van in huis en blijf mij daarom lekker bezighouden met alles waar ik wel invloed op kan uitoefenen.
Zo kwam het dat we bij het opruimen van een bepaalde ruimte nog wat oudere materialen tegen kwamen. Deze hebben we afgestoft en zijn door IT vorige week voorzien van de juiste programma’s. De tablets zijn onderweg naar onze laatste groep. Vanaf halverwege mei zal dan iedereen voorzien zijn van de nodige materialen en kunnen starten met onderdeel “A” van ons project.
Als ook daarbij alles goed verloopt dan zijn we voor de start van de zomer helemaal om. En dat betekent dat het eerste onderdeel van het project geslaagd is.
Tagarchief: nieuwe kansen
De eindstreep is in zicht…
Deadlines zijn er om gehaald te worden. Alsof dat op zich al niet voldoende is, doen wij dat met de nodige hobbels. Een audit van drie dagen, het inwerken van een nieuwe collega, en het uitvallen van het complete systeem. Dit soort zaken maken het gewone werk al bijzonder ingewikkeld en helemaal wanneer de eindstreep van je project in zicht is maar er nog wat zaken afgestreept moeten worden. De baas daagt ons uit: “You can do this!” is wat ze roept om het daarna aan ons over te laten hoe we hier invulling aan geven.
Het project omvat meerdere onderdelen. Het is te groot en niet logisch om alles wat we willen aanpakken tegelijk van start te laten gaan. Na grondig research is besloten om de twee meest ingrijpende zaken uit te lichten en daarmee als eerst van start te gaan. Wanneer deze twee draaien is het eenvoudiger om ook andere zaken toe te voegen. Vorig jaar zijn we gestart met een pilotgroep die heel positief heeft uitgepakt. Er moest hier en daar nog wel wat geschaafd worden. IT moest aan de bak en er moest toestemming komen voor de aanschaf van nieuw apparatuur voor alle freelancers.
En nu is het moment aangebroken dat we echt de spreekwoordelijke puntjes op de I gaan zetten. De laatste week voor we live gaan staat op het punt om aan te breken. Ik herschrijf de handleiding die ik eerder voor de pilotgroep in elkaar heb gezet. Mijn collega biedt aan er een instructievideo van te maken, compleet met voice-over. Hoe tof is dat!! Voor mensen die niet zo digitaal zijn aangelegd is het erg fijn om te zien en horen wat de nieuwe werkwijze gaat worden. We krijgen dan al snel complimenten uit diverse hoeken. Een schot in de roos dus.
Zelf ga ik er voor zitten om diverse teksten samen te stellen voor de mailing die eruit moet. Een aantal klanten moet weten van de nieuwe werkwijze. De knop gaat in één keer om en dat heeft consequenties als je met ons platform werkt. De freelancers hebben we vanaf het begin al meegenomen in dit project. Tijdens de freelancer-dag, vorig jaar, hebben ze zelf mogen experimenteren met een bèta versie. Maar de klanten zijn alleen nog maar door middel van een nieuwsbrief en telefoongesprek op de hoogte gesteld. We organiseren meerdere digitale meetings en vragenuurtjes. Mijn andere collega stelt hiervoor een presentatie samen.
IT zorgt op zijn beurt voor de nodige aanpassingen zodat we de laatste week alles nog een keer grondig kunnen testen. Alle collega’s moeten hiermee aan de bak, want het roer gaat compleet om. Ook de documentatie die we mailen moet aangepast worden. Dat heeft nogal wat voeten in aarde en zoals altijd met deadlines, komt dit stukje in het laatste uur van de werkweek af. Voor aanstaand weekend staat nog één echt testmoment gepland voor we maandag live gaan. Mijn collega bied aan dit voor haar rekening te nemen.
Op zondagochtend, net iets over tienen ontvangen we het bericht dat alles goed gegaan is. We hebben nu een officiële go om maandag te starten. Duimen jullie mee?
Overwinnen & groeien…
Deel 1 lees je hier.
Na een best drukke week zit ik deze zaterdag op een veel te vroeg tijdstip in de auto. Ik ben onderweg naar kantoor waar ik naast twee collega’s ook nog wat spullen wilde ophalen voor onze freelancers-dag. Als alles en iedereen is ingeladen en de tomtom gestart is tuffen we richting Utrecht waar we in een zalencentrum een ruimte hebben gehuurd. Gelukkig is het rond dit tijdstip niet zo heel druk op te weg dus kan ik aardig doorrijden. Rond 0900 uur komen we als eerste aan. De spullen worden uitgeladen en vervoerd naar het juiste lokaal. We krijgen zelfs nog een ontbijtje aangeboden van de dames achter de receptie.
De rest van de collega’s druppelen langzaam binnen en we kunnen starten met het opzetten en uitstallen van al onze spullen. Ik heb nog geen last van zenuwen en kijk zelfs uit naar het stukje dat ik mag presenteren. De tijd tikt gestaag voorbij en dan komen ook al onze freelancers één voor één binnen. Het gros van de mensen spreek ik alleen telefonisch of per mail. Een enkeling zie ik wel eens op kantoor. Des te leuker om ze nu dan ook in het echt te zien en een gezicht bij een stem te kunnen plaatsen. Ik hoor dat dit wederzijds is.
Iedereen is voorzien van drinken met een versnapering en de eerste presentatie wordt gestart door onze directeur. Zoals verwacht volgt er een kleine discussie en worden er vragen gesteld. We zijn aan tijd gebonden en ik zie de minuten wegtikken op de klok. Aangezien ik de laatste in rij ben kan ik mijn presentatie niet helemaal zo uitvoeren als ik in gedachten had. Ik schrap uit voorzorg een aantal passages. Collega twee krijgt nu het woord. Bij mij word er op dat moment een gezonde dosis zenuwen opgebouwd.
Wanneer ik aan de beurt ben zit ik zo hoog ik mijn ademhaling dat ik mijn eigen stem niet eens herken als ik mijn presentatie start. Na een paar minuten moet ik mijzelf herpakken om niet flauw te vallen. Ik doe net of ik mijn tekst kwijt ben, haal diep adem en ga verder waar ik gebleven ben. Langzaam voel ik mijzelf weer landen. We gaan in groepen uiteen om aan de slag te gaan met de workshop, onze eerste fase van het project. Samen met collega’s loop ik door alle groepjes om te helpen en vooral om feedback te verzamelen. Zij moeten immers met dit product aan de slag en er valt nog heel wat te verbeteren.
Na een uur zien we elkaar weer in de zaal waar ik de reacties en commentaren heb verzameld op een flip-over. Het ijs is gebroken, de spanning is weg. Ik kan en durf helemaal mijzelf te zijn en vertel honderduit over het project, de leuke en iets minder leuke reacties en vooral de feedback waar we zeker iets mee kunnen. Ik had nog wel veel meer willen vertellen, maar de tijd zit er op. We worden verwacht in het restaurant voor een lunch.
Rond de klok van 1500 uur kom ik totaal gesloopt en helemaal leeg weer thuis. Ondanks dat heb ik een leuke en enerverende dag achter de rug. Vol met nieuwe ideeën om mee aan de slag te gaan zodat ons project nog beter aanslaat op de werkvloer. En bovenal een nieuwe (presentatie) ervaring rijker.
The story continues…
In april schreef ik dat het met projecten altijd anders loopt dan je in eerste instantie had gepland. Niet dat ik er zoveel ervaring mee heb. Sterker nog, dit was mijn aller eerste echte zakelijke project ever. Maar de baas zegt dat ik er maar aan moet wennen. Het gaat altijd anders. jammer! Juist omdat het mijn eerste project was wilde ik het graag geïmplementeerd te krijgen. Door al het onderzoekswerk dat ik er in gestoken had zag ik namelijk de grote meerwaarde hiervan. Op deze wijze zouden we nog meer mensen kunnen bedienen en zelfs in het buitenland. Hoe tof is dat?! De baas wilde niet direct afscheid nemen. Ik mocht het project in de ijskast zetten waar het voorlopig (nog) mag blijven staan.
Inmiddels zijn er wat personele verschuivingen geweest en is ons team bijna weer op volle sterkte. Voor de zomervakantie kregen we groenlicht voor project twee. Met hernieuwde energie hebben mijn collega en ik dit opgepakt. Het eerste stuk hadden we al zo goed als uitgedacht dat we direct door konden naar stuk twee van dit project. We bedachten een nieuwe efficiëntere flow in plaats van de huidige werkwijze, en stelde dit voor bij IT. Die zag dit ook wel zitten en hij ging als een razende Roeland aan de slag.
Nog voor de grote zomerstop aanbrak had hij iets in elkaar gezet waar wij mee konden testen. En omdat we in deze periode toch niets anders konden doen dan dat besloot ik direct een pilot in te lassen. Ik vroeg een paar freelancers aan te sluiten en met ons deze fase in te gaan. Het leuke is dat iedere freelancer anders over dit project denkt. Direct de eerste week hadden we al wat fijne verbeter-voorstellen te pakken. Tevens liep ik tegen een volgend punt op. Niet iedereen is even handig wat digitalisering betreft of is even laaiend enthousiast als ik ben. En dat is toch wel een dingetje.
“Wen ook daar maar aan!” Was wat de baas zei. Dus besloot ik om onze freelancer-dag, een dag waarbij alle freelancers bij elkaar komen om bij te praten en bijgepraat te worden, te gebruiken om ons project te promoten en iedereen te laten ervaren hoe het werkt. Ik ben mij er ter degen van bewust dat er een aantal digibeten tussenzitten die het liefst op de oude voet verder gaan. Dus krijgt iedereen een eigen inlog zodat we ze al vroeg in het proces mee kunnen nemen. Herhaling is immers de beste leermeester.
En dat is direct ook de reden waarom ik mij nu bezig houd met het in elkaar zetten van een presentatie die ik daarna ook nog zelf mag geven. Er wordt in totaal een man of 50 verwacht. Aaaaaah… ik kan dit, ik kan dit, ik kan dit… en dan is het natuurlijk des te leuker als je het gros van de mensen kunt laten inzien waarom we tot deze veranderingen zijn gekomen. Ik hoop dan ook dat ik ze kan enthousiasmeren. Dat verandering niet altijd eng of vervelend hoeft te zijn. En ja daar zal voor sommige eerst een (kort/klein) leertraject aan voorafgaan. Daar staat wel tegenover dat sommige herhalende (of vervelende) taken ook voor hen tot het verleden behoord. Duimen jullie met mij mee?!
Het loopt altijd anders…
Lees hier alle voorgaande delen…
Projecten kosten geld. Dat weet iedereen. Dus toen ik er achter kwam dat ons systeem niet geheel hufterproof was voelde ik op mijn klompen aan dat we geld moesten uitgeven om het een en ander te laten verbouwen. Voorzichtig breng ik deze informatie bij de baas. De reactie valt mij mee. Sterker nog, ik krijg een budget mee en mag zelf gaan onderhandelen met IT.
De onderhandeling staat voor dezelfde week gepland. En ik ben maar wat blij dat ik er niet alleen voor sta. Mijn eigen ITer is ook aanwezig en dat is maar goed ook. De thermen vliegen mij links en rechts om de oren en ik heb niet bepaald de tijd om de betekenis van alles op te zoeken. Er volgt een re-cap in Jip en Janneke taal, speciaal voor mij, en ik mag een klap op de knop geven. Onderhandelen blijkt uiteindelijk niet eens nodig. De aanpassing kost ons een “appel en een ei”.
Nu dit stukje van het project is uitgezet is er voor mij even niets te doen. Dus kan ik al mijn tijd inzetten voor project twee. Want deze draait ook alweer een paar weken. Mijn collega en ik doen dit samen en dat werkt super fijn en vooralsnog vullen we elkaar ook heel goed aan. Ze heeft veel meer kennis op het gebied van projectmatig werken en het schrijven van projectplannen. Daar leer ik weer van. Het projectplan was dan ook vlot geschreven, een tijdspad werd uitgezet en voor beiden kregen we direct na inleveren een akkoord. Als eerste stond “informatie vergaren” en “veldwerk” op de planning.
Er werd gezegd dat de concurrent mogelijk al een stuk verder was dan wij. In het kader van beter goed gejat dan slecht bedacht, besluiten we een “kijkje in hun keuken” te nemen. We schrijven ons alle twee in bij een andere organisatie en gaan undercover. Hun hele proces lijkt verdacht veel op ons huidige proces. Tenminste, bij mij. Mijn collega loopt echter wel tegen een aantal noemenswaardige punten op die bijzonder afwijkend zijn. Maar we willen een upgrade, geen downgrade. Dus laten we die snel los. Beide zijn we heel benieuwd hoe de vervolgstappen door de concurrent uitgevoerd worden.
Hoewel kennis vergaren en afkijken de bedoeling is van ons veldwerk wil ik toch stiekem ook wel heel graag aan het einde van de rit mijn “papiertje” halen. Het duiveltje op mijn schouder zegt dat dit heus wel hand in hand kan gaan. Beantwoord de vragen en ondertussen houdt je oren en ogen goed open. Dus als ik daar zit kan ik een glimlach niet onderdrukken. Het is te grappig. Ik voel mij net een Alberto Stegeman of een Kees van der Spek. Uiteindelijk komen we er achter dat de concurrent nog helemaal niet zo ver is als waar wij naar toe willen. Maar het papiertje is voor ons alle twee binnen!
Het veldwerk heeft in die zin dus niet heel veel bijzonders opgeleverd. Wel weten we dat ons bedrijf in een paar opzichten voor op schema loopt. Het veldwerk kunnen we in ieder geval afvinken van ons lijstje.
Maar dan komt het vervelende bericht. Kort na elkaar vallen er onverwachts een aantal collega’s uit. Dat betekend dat eerst project één en al snel project twee een lagere prioriteit krijgen. De komende weken moeten we alle zeilen bijzetten om niet alleen de toko maar ook ons zelf overeind te houden…
Wordt vervolgt…
Invulling aan tijd…
Het overlijden van Poownie had een bizar grote impact op mij. Niet alleen was ik erg verdrietig, ik was ook extreem moe. Daarnaast voelde mijn lichaam alsof ik met 50km per uur tegen een muur op was geklapt. Mijn spieren stonden strak gespannen, mijn lichaam was verkrampt en mijn huid voelde overal beurs aan. Van gekheid wist ik de eerste weken niet wat ik moest doen. Alles voelde verkeerd. Ik was te rusteloos om mijn rust te pakken maar te moe om daadwerkelijk iets te ondernemen. Om over mijn concentratiespanne nog maar niet te spreken.
Van mijn baas mocht ik “onder de radar” werken. Dat betekende dat ik wel mijn werk kon doen, lekker vanuit huis, zonder midden in de hectiek te staan. Op deze manier kon ik mijn zinnen verzetten en tegelijk ook helemaal mijzelf zijn met alles wat er in een rouwperiode te verwachten valt. Niet lang daarna stond onze wintersportvakantie gepland. Die week komt altijd als geroepen maar nu was dit extra fijn. Want afleiding en even helemaal weg uit mijn eigen omgeving zou mij niet alleen lichamelijk maar ook geestelijk weer helemaal op kunnen laden.
En dat was precies wat iedere dag spelen op de berg in goed gezelschap met mij heeft gedaan. Eenmaal thuis had ik weer zin om dingen op te pakken. Aan de slag te gaan op mijn werk maar ook met projecten thuis. Daarnaast voelen de bezoekjes aan stal, zonder Poownie, nu minder zwaar aan. Ik besloot ook het intermittent fasting weer op te pakken en direct bij thuiskomst een gezonde week in te zetten. Ik kan maar beter gebruik maken van de positieve vibe die er hangt.
In de verdrietige weken heb ik nergens naar gekeken. Maar dan ook echt nergens naar. Ik deed waar ik zin in had en at waar ik trek in had. Dat resulteerde in de hele dag door snaaien en snacken, ook ’s avonds laat. Bewegen deed ik minimaal. Uit ervaring weet ik dat ik mij daardoor juist niet bepaald beter ga voelen, in tegendeel. Echter kon ik mij er niet toe zetten terwijl ik weet dat regelmaat en ritme het beste voor mij is.
Ik maakte daarom dankbaar gebruik van het moment toen ook het sporten, na een week bikkelen op de berg, begon te kriebelen. Het meeliften op een flow, ook al heb ik die zelf gecreëerd voelt super fijn. Dat scheelt energie en is beter vol te houden. Nu ik ‘s avonds niet meer iedere dag naar stal hoef heb ik immers tijd over. Inmiddels heb ik 2 avonden in de week de (thuis)sportschool geconfisqueerd. Met daar achteraan een yoga sessie. Mijn stappenteller is opnieuw geactiveerd zodat ik tussendoor ook meer van mijn plek af kom en mijn waterfles is weer een vast onderdeel op mijn bureau.
Het voelt extra goed om wat actiever en gezonder bezig te zijn. Poownie mis is nog steeds. Evenals mijn jarenlange routine. Toch komt er nu langzaam tijd en energie vrij voor een andere invulling aan mijn vrije tijd. En dat voelt goed.
Proof of concept
“Heb je ook al rekening gehouden met een proof of concept?” Vraagt mijn baas. Ik kijk hem aan terwijl mijn hersens als een razende Roeland rondjes rennen in mijn hoofd. Opzoek naar een invulling aan deze woorden. “Proof of Concept?” Vraag ik wat schaapachtig om wat tijd te rekken en daarna met een gepast antwoord te komen. Dat is dus een test van het groter geheel. Zodat je kunt zien of je idee, een deel van het plan of het product dat je voor ogen hebt te maken, ook echt werkt. Je test als het ware de haalbaarheid van je concept.
Nee, daar had ik niet aan gedacht. In dezelfde vaart als mijn hersens nu werken sjees ik door naar de afdeling IT. Ik leg daar mijn “proof of concept” voor en vraag hem hoe we dit invulling kunnen gaan geven aan ons project. De ITer, die aan mijn project gekoppeld is, is een ware rot in het vak. Die zal dit vast vaker gedaan hebben.
Nou, dat had ie ook. Hij gaf aan wat hij dacht dat we konden gaan doen. Met deze woorden sjees ik weer terug naar mijn eigen plek en ga aan de slag. Ik vraag een testaccount op bij het bedrijf waar we zaken mee gaan doen. Vraag direct een aantal inloggegevens aan en prik een datum voor IT en mij om de boel te gaan testen.
Binnen no-time is alles geregeld en de eerste testdag is met het halen van de eerste bak koffie voor die dag van start gegaan. We sluiten ons op in het kantoor van de baas, die er zelf niet is. De deur kan ook nog dicht. Een dichte deur betekend op de rest van de afdeling: “niet storen of lastigvallen, tenzij het pand in de fik staat!” Het is zo belangrijk om af en toe in alle rust aan iets te kunnen werken. Zeker nu we iets moeten gaan uittesten wat de loop van ons nieuwe product zou kunnen gaan bepalen.
De bedoeling van deze testdag is zien of en hoe bepaalde gegevens van systeem één naar systeem twee getransporteerd kunnen worden en visa versa. Daarnaast is het voor mij heel fijn om te zien hoe het nieuwe systeem werkt als we eenmaal live gaan.
In tegenstelling tot de ITer heb ik geen flauw idee hoe het achter de schermen zou moeten lopen. Daar is hij voor. Ik log mijzelf in en na een uurtje freubelen ben ik blij. Het is vrij intuïtief, overzichtelijk en ik snap wat ik moet doen. Ik klik hier en daar en begin te juichen want het is een prachtig systeem. De ITer tegenover mij schud zijn hoofd. “Klik nog eens?” Vraagt hij. En als ik gehoor geef aan zijn verzoek zie ik wat hij bedoelt. Ik kan mij meermaals inschrijven op het zelfde onderdeel. Dat is nu juist net niet wat we willen.
Ik zie nu in hoe belangrijk het is om goed te testen en wat het nut van een proof of concept is. We moeten aan de bak om te kijken of het hufterproof gemaakt kan worden. Dat betekend communiceren met ITers van ons andere softwaresystemen en mogelijk ook onderhandelen voor een aanpassing. Met deze informatie in mijn achterhoofd plan ik alvast een overleg ik met mijn leidinggevende. Want dit gaat ons geld kosten maar ik wil hier echt heel graag mee verder. Fingers crossed!!
GO…
Na een paar overleggen met de “big boss”, terug naar de tekentafel, een flow toevoegen en wat extra uitleg krijgen over een “waarom-moet-dat-zo?”, is het zover. Mijn projectplan is af. Met wat hulp lukte het zelfs om een planning in elkaar te knutselen. Het plan is in totaal een aantal pagina’s dik, bezit mooie grafieken, overzichten, flows en een heuse tijdlijn. Er zit heel veel uren bloed zweet en tranen in en ik kan jullie zeggen dat ik verdomd trots ben op dit stukje werk. Maar nu is het zover dat ik het plan door moet mailen zodat de baas hier ook wat van kan vinden.
Tja en dan is het wachten tot de week om is. Heel de week is er ook niemand van de directie op kantoor, want druk, druk, druk. Wanneer ik ze tussendoor een keer spreek laten ze er ook niets over los. Zelf doe ik alsof mijn neus bloed maar ondertussen heb ik geen nagels meer over. Als de vrijdag aanbreekt en we het overleg in gaan ben ik de eerste die het woord neem: “Wat jullie ook besluiten, ik ben alvast trots op wat ik gemaakt heb!” Het plan heb ik de hele week onder mijn arm met mij mee gesjouwd.
Ze moeten alle twee lachen. Want het plan is goedgekeurd en ik krijg een “GO”. Vanaf nu mag ik mij junior projectleider noemen. Ik mag alvast een start gaan maken met het uitnodigen van de project teamleden, die overigens nog niet allemaal wisten dat ze mee zouden doen, en de kick-off voor mijn aller eerste project gaan voorbereiden.
Ik zie ons zelf al zitten, gezellig uit eten. Proosten op dit nieuwe project en wat voor een gemak het voor onze klanten zal gaan worden. Maar nee, dat ging de baas te ver. Een digitale kick-off is ook prima. Jammer. Maar ik laat het er niet bij zitten. Ik draai een korte presentatie in elkaar en nodig iedereen die ik nodig heb uit om volgende week dinsdag de Kick-off bij te wonen.
Het voelt wel een beetje vreemd als ik op de bewuste dag iedereen via teams voor mij zie. In afwachting wat ik te vertellen heb. Alle collega’s die aanwezig zijn, inclusief directie, zijn bekend met projecten. Ik sta hier als noob en voel mij dan ook een beetje opgelaten. Wat als ik het verkeerd doe en de plank finaal mis sla? Al snel kan ik dat gevoel weer achter mij laten. Ik ben nog niet bekend met het leiden van een project maar hé, ik heb in een paar maanden tijd de kennis vergaard die zij nog niet hebben. Dat troost mij en als snel voel ik het enthousiasme weer oplaaien. Ik kan deze collega’s deelgenoot maken van een heel leuk traject. Daarnaast kan ik terugvallen op ieders ervaring en inzicht. Ik heb immers de pro’s om mij heen verzameld.
Ik vertel van A tot Z waarom ik wat gedaan en ontdekt heb en vertel ze wat ik van hen verwacht. Daarnaast lopen we de planning door met de hoogtepunten. Tot slot vraag ik wat ze er van vinden. Gelukkig zijn ze stuk voor stuk net zo enthousiast als ik.
Na dit overleg kan ik alvast een groen vinkje op de planning erbij zetten: KICK-OFF: done ✅
Flow…
Hoewel ik er hard aan gewerkt heb, veel heb uitgezocht en nog meer heb nagevraagd ben ik toch zenuwachtig als ik mijn eerste concept projectplan naar de baas mail. Zit ik wel op de goede weg? Snapte ik eigenlijk wel wat de bedoeling was? Echt, de twijfel slaat enorm toe. Wat natuurlijk nergens over gaat en ook totaal niet nodig is. Toch voelt alsof ik na jaren goed te hebben gewerkt opeens opnieuw beoordeeld wordt. Nou ja, niet ik zelf, maar mijn werk.
Bij het starten van het overleg worden de zenuwen direct weggenomen. Het ziet er alvast goed uit. En dat is toch wel even fijn om te horen. Ik moest nog wat toelichten. En er wordt mij gevraagd om wat flowcharts aan het geheel toe te voegen. Dat is super handig voor de mensen die één en ander op IT gebied moeten gaan maken. Maar ook als leidraad voor het projectteam. Zien welke stappen er genomen moeten worden en wat er dus aangepast of vernieuwd moet worden.
Ik snap wat een flowchart is. Zo’n overzicht met vormpjes en pijltjes. Of te wel een schematische voorstelling van een proces. Hoe ik het moet maken? Geen idee. Daar blijken we dus een speciaal programma voor te hebben. Visio. Niet te verwarren met de fysio. Ik kreeg toegang tot het programma en ik werd losgelaten. Veel plezier er mee!!
Op youtube zoek ik naar handleidingen waar de meest uiteenlopende filmpjes voorbij komen. Het een nog mooier dan het ander. Jeetje maak nu maar eens een keus. Vol enthousiasme stort ik mij op mijn eerste ontwerp. Nou dat gaat dus werkelijk nergens over. De hokjes doen niet wat ik wil. Kleuren krijg ik niet aangepast. Alles staat te dicht of te ver weg van elkaar. De pijltjes leiden een eigen leven. En zojuist kom ik er ook nog achter dat alle vormpjes een eigen betekenis hebben. Wie verzint dit?! Ik wil niet de veroorzaker zijn van chaos op de IT afdeling. Dus kies ik voor een blanco pagina en start opnieuw met allemaal dezelfde vormpjes. Gewoon simpel!!
Wanneer ik een halve dag onderweg ben heb ik een deel van de flowchart op het scherm staan dat ergens op lijkt. Oké, bij lange na niet zo futuristisch als de pro’s op youtube. Maar hé, ik ben een noob. Het is duidelijk en leesbaar. Tot ik er achterkom dat ik ergens halverwege een blokje of twee vergeten ben. Kijk en dan krijg ik een error. Want dat betekend dat ik alle pijltjes, lijntjes en vormpjes weer moet gaan verslepen.
Aangezien dit project naast mijn normale werkzaamheden gedaan word kost het mij zo’n beetje iedere vrije minuut die week om 1 flowchart te maken. En ik moet er nog minimaal 2 in elkaar knutselen. Even vrees ik dat ik hier wel een maand voor uit kan trekken. Maar door al mijn gehannes begin ik er wel steeds meer handigheid in te krijgen. Het lukt mij zelfs om de pijltjes zonder knikje en op de manier zoals ik het wil in het scherm te krijgen. De kleuren aan te passen en tekst toe te voegen zonder dat de boel verspringt.
De volgende flowcharts maak ik al heel wat sneller dan de eerste. Ook deze verwerk ik in mijn projectplan dat nu toch echt ergens op begint te lijken…
Overzicht…
Deel één: “Al doende leer ik…”
Oké, nu eenmaal duidelijk is wat de baas wil is het mijn taak om uit te zoeken wat het product precies kan, hoe het allemaal werkt en of het iets voor ons zou kunnen zijn. De eerste paar weken staan dus vooral in het teken van veel leeswerk en interviews houden met de mensen die kennis in huis hebben. Want het werd al snel duidelijk dat ik die bepaalde kennis (nog) niet had. Veel uitpluis werk dus.
Als mijn collega’s al gek van mij worden dan zijn ze zo lief om dat niet te laten blijken. Ik ben niet inzetbaar voor het gewone werk als ik met dit project bezig ben. Zodra ik weer iets nieuws ontdekt heb ben ik vervolgens zo enthousiast dat ik het wel MOET delen. Want na ieder gesprek met een extern deskundige, zoals ik voor het gemak de mensen die ik bevraag ben gaan noemen, word ik enthousiaster en enthousiaster. Het is maar goed dat ik hierin (nog) geen beslissingen mag maken. Ik denk dat we binnen no-time failliet zijn met alles wat ik zou willen. Maar alles valt te leren, dus ook het voorbereiden en mogelijk misschien zelfs het leiden van een project.
Terug naar de basis. Ik heb diverse leveranciers gesproken, offertes opgevraagd, een aantal team meetings gehad en heel wat heen en weer gemaild om al mijn vragen beantwoord te krijgen. 1 Boor kan namelijk meer vragen dan 10 leveranciers kunnen beantwoorden. Mijn kennis omtrent dit onderwerp word steeds groter en nu is het mijn taak om in een overzicht alle voors en tegens te verwerken. Ik kreeg als tip niet te veel tekst te gebruiken. Een blog is leuk, maar niet voor je projectplan. Een Excel overzicht doet wonderen.
Zie je, weer iets geleerd. Nu ben ik aan het stoeien met een fatsoenlijk leesbaar maar vooral begrijpbaar overzicht. Ik ben er bij de start nog niet over uit wat handig is en het duurt dan even voor ik de informatie die ik nu in mijn hoofd heb zitten kort en bondig op het scherm zie verschijnen. Uiteindelijk ga ik alle offertes, mails en websites nogmaals langs en zet de mogelijkheden maar zeker ook de onmogelijkheden op een rij.
Net als ik denk dat ik klaar ben valt mijn oog op een onderwerp dat ik nog niet benoemd heb maar wat zeker wel een plek in mijn overzicht verdiend. Ik zet het er tussen. Rommel nog wat met de kleuren, want gek op kleurtjes, en sla het bestand op. Ik heb er een hele klus aan gehad en schrik op als ik zie dat mijn werkdag al meer dan een half uur geleden is afgelopen. De tijd is voorbij gevlogen maar het was een super productieve dag. De informatie staat nu, heel duidelijk, in een overzicht op het scherm. Zelf zie ik nu ook wel dat dit veel handiger is dan lappen tekst.
Naast productief was het ook nog eens erg leuk om te doen. Ik kan het niet laten en verwerk dit bestand direct in mijn projectplan dat steeds meer vorm begint te krijgen. Aan het einde van de week moet ik mijn eerste concept laten zien. Er moet nog aardig aan gesleuteld worden en ik ben daarom heel benieuwd welke op- en aanmerkingen er gaan volgen.
Wordt vervolgt…
Deborah Hamar 